Privacyreglement The Office Service

In dit Privacyreglement gebruikt The Office Service een aantal definities (deze definities

kunnen in enkelvoud en meervoud worden gebruikt):

Cookie: een klein bestand dat via een internetsite in jouw browser wordt geplaatst en informatie over jouw bezoek aan de internetsite van The Office Service registreert; Reglement: dit privacyreglement;
Privacywetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

1. Toelichting op het Reglement

The Office Service mag de gegevens die je aan haar verstrekt niet zonder meer verwerken. De Privacywetgeving is bedoeld om de privacy van personen te beschermen. Door deze wetgeving wordt het toegestane gebruik van jouw persoonsgegevens door anderen beperkt. Op grond van deze wet heeft The Office Service de plicht om haar cliënten:

op de hoogte te stellen van de wijze waarop en het doel waarmee gegevens door The Office Service worden verwerkt;
te melden wie de gegevens kunnen inzien;
voor het verwerken van bepaalde gegevens toestemming te vragen.
The Office Service vindt jouw privacy belangrijk. Daarom geeft The Office Service in dit Reglement een toelichting op hoe zij met jouw gegevens omgaat, wat het doel is van het gebruik daarvan en voor de verwerking van welke gegevens The Office Service expliciet om jouw toestemming moet vragen.

2. De persoonsgegevens die The Office Service gebruikt en het doel van het gebruik

The Office Service verwerkt (mogelijk) jouw persoonsgegevens als je:

gebruiker wordt of bent van The Office Service;
een zakelijke relatie bent van The Office Service;
je aanmeldt voor nieuwsbrieven;
de website bezoekt;
(via het contactformulier) contact met The Office Service opneemt.

The Office Service verzamelt (mogelijk) jouw voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, naam werkgever, geplaatste reviews, interesses (voor zover aangeven binnen het platform), klant ID en ordergeschiedenis als je gebruiker bent.

The Office Service verzamelt (mogelijk) jouw voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres als je een zakelijke relatie bent.

The Office Service verzamelt (mogelijk) jouw voornaam, achternaam, telefoonnummer en e-mailadres als je contact opneemt via het contactformulier.

Deze gegevens stellen The Office Service in staat om:

de overeenkomst die gebruikers en zakelijke relaties met The Office Service sluiten financieel en administratief te kunnen afhandelen;
de dienstverlening te kunnen leveren;
gebruikers, zakelijke relaties of geïnteresseerden te kunnen bereiken als dat nodig is;
de dienstverlening verder te ontwikkelen/te optimaliseren;
jou op maat gesneden informatie aan te bieden (direct marketing).

Cookies

‍The Office Service en derden plaatst/plaatsen cookies in de browser bezoekers van de website. Deze gegevens stellen The Office Service in staat om:

te registreren welke internetsites/internetpagina’s je bezoekt;
de functionaliteit en de inhoud van de website te verbeteren;
bij te houden voor welke onderwerpen of toepassingen websitebezoekers zich interesseren;

ervoor te zorgen dat je niet steeds dezelfde informatie ontvangt;
het productaanbod te verbeteren.

Toelichting met betrekking tot het plaatsen van cookies

‍Als je de website bezoekt worden er automatisch cookies geplaatst waarmee The Office Service bepaalde informatie kan bijhouden. Zie voor meer informatie het cookiebeleid op de website.

3. Verstrekking persoonsgegevens aan derden

The Office Service verstrekt geen persoonsgegevens aan personen of bedrijven buiten de The Office Service, tenzij:

een wettelijk voorschrift dat verplicht;
dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst die The Office Service
met jou heeft gesloten;
je daarvoor toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld toestemming voor het plaatsen van cookies (zie hiervoor het cookiebeleid).

4. Plichten/beveiligde toegang/geheimhouding/bewaartermijn

‍The Office Service verwerkt jouw persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig de wet. Dit houdt (onder meer) in dat de gegevens alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor ze worden verkregen en op een behoorlijke/zorgvuldige wijze overeenkomstig de wet en dit Reglement.

Jouw persoonsgegevens kunnen enkel en alleen door personen werkzaam voor The Office Service worden ingezien, tenzij in dit Reglement anders is bepaald. Al jouw persoonsgegevens worden door The Office Service beveiligd tegen onbevoegde toegang. De beveiliging bestaat uit:

het hebben van een persoonlijk wachtwoord voor iedere persoon werkzaam voor The Office Service om in te loggen in het digitale systeem;
een geheimhoudingsplicht voor de personen werkzaam voor The Office Service ten aanzien van alle aan The Office Service verstrekte persoonsgegevens;
technische maatregelen door The Office Service overeenkomstig de wet, om het door haar gebruikte systeem te beveiligen tegen inbreuken van buitenaf.

Jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor een goede administratie en/of andere vastgestelde doelen. The Office Service bewaart uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor een goede bedrijfsvoering, met in achtneming van een redelijke termijn. De wet kan een andere bewaartermijn voorschrijven. Als dat zo is zal The Office Service zich aan de voorgeschreven wettelijke bewaartermijn houden.

5. Jouw rechten als betrokkene

Het recht op informatie. Je hebt het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van jou verwerkt worden en met welk doel.
Inzagerecht. Je hebt het recht op inzage in en afschriften van die gegevens voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad.
Het recht op correctie en verwijdering. Je hebt het recht om gegevens te corrigeren, aan te passen of te verwijderen. Aan het recht op (gedeeltelijke) verwijdering van jouw gegevens kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens niet van aanmerkelijk belang is voor een ander en de gegevens niet op grond van een wettelijke regeling bewaard dienen te blijven;
Het recht van verzet. In bepaalde gevallen heb je het recht om je tegen de verwerking van jouw gegevens te verzetten.
Het recht op dataportabiliteit. Je hebt het recht om persoonsgegevens die van jou worden bewaard te ontvangen en over te dragen naar een andere organisatie.
Het recht op een menselijke blik bij geautomatiseerde besluiten. Bij een geautomatiseerd besluit heb je het recht om de beslissing te laten nemen door menselijke tussenkomst.

Mocht je gebruik willen maken van genoemde rechten dan kun je per e-mail een verzoek sturen naar privacy@theofficeservice.com. Als jouw verzoek wordt afgewezen dan zal dat worden onderbouwd. Een reden kan zijn dat jouw dossier informatie bevat die van belang is of kan zijn voor anderen. Je ontvangt binnen één maand na ontvangst van Jouw verzoek bericht daarover van The Office Service.

Ook als je een klacht hebt over de wijze van verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met The Office Service en probeert The Office Service er samen met jou uit te komen.

Heb je een (andere) opmerking/vraag/suggestie of wilt je bezwaar maken tegen de nieuwsbrief door The Office Service? Ook daarvoor kun je contact met The Office Service opnemen.

Uiteraard zal The Office Service ook met de in dit verband verstrekte persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan.

De actuele contactgegevens zijn te vinden op de website van The Office Service.

Privacyreglement The Office Service versie maart 2021.

‍

Privacyreglement